نحوه تنظیم عناوین نامه- تنظیم عناین نامه در مكاتبات اداری بستگی به:
مخاطب، فرستنده و موضوع نامه دارد. انتخاب عنوان صحیح،
آغازگری منطقی و اثری مطلوب درگیرنده نامه خواهد داشت.
عنوان مناسب مخاطب را وادار می كند نامه را به دقت مورد
مطالعه قرار داده و جوابی منطقی و مناسب به آن بدهد.
رعایت سلسله مراتب اداری
در مكاتبات معمولاً مخاطب و دریافت كننده نامه نسبت به
نویسنده و فرستنده با توجه به سلسله مراتب اداری یكی از حالات زیر را دارد:
الف- مقام مافوق و ارشد است.
ب- همردیف میباشد.
ج- زیر دست فرستنده نامه است.
در هریك از حالات فوق نزاكت و ادب اداری متناسب
به مقام گیرنده نامه باید در نظر گرفته شود.
بدین كیفیت كه خارج از اصل مطلب و موضوع مورد مكاتبه
كه باید با كمال سادگی و وضوح نگاشته شود توجه به نكاتي ضروری است.
ممكن است نامه ابتداء به ساكن یعنی اولین نامه ای باشد كه در موضوع
مورد مكاتبه نوشته می شود بنابراین بعد از ذكر عنوان گیرنده
و درج موضوع كلی بلا فاصله باصل مطلب پرداخته می شود .
- مقام مافوق:
«باستحضار میرساند«...
«توجه آن مقام را باین موضوع معطوف می دارد كه ... «
و جملات و عبارات مشابه. به مقام همردیف:
«باطلاع میرساند... «
«اشعار می دارد...» «بطوری كه اطلاع دارید..» و جملات مشابه.
-به مقام زیردست:
»تذكر می دهد»
»لازم است یادآوری نماید كه»
»نيازمند تذكر است» و جملات مشابه .
هرگاه ضمن نامه تقاضای انجام كاری شده باشد
بهتراست از این كلمات واصطلاحات اداری استفاده شود:
مقامات مافوق: «متمنی است دستور فرمايید» یا
«تمنا دارد مقرر فرمايید»مقامات همردیف:
«خواهشمند است دستور فرمايید» یا «تقاضا دارد كه دستور فرمايید».
مقامات زير دست:
« مقتضی است..» یا «لازم است دستور دهید.. ........ ..» و موارد مشابه